Nell’era digitale spesso ci troviamo costretti a dover comunicare con aziende, con insegnanti o con organi governativi attraverso il sistema delle email, vediamo oggi alcuni accorgimenti pratici e veloci su come scrivere correttamente una mail.
Se la tua necessità è inviare una mail per poterti candidare tramite curriculum per un colloquio di lavoro, contattare dei clienti a cui hai proposto o vuoi proporre tuoi prodotti o servizi, contattare insegnanti o scuole, è necessario sapere alcune piccole regole pratiche da tenere sempre a mente quando scrivi una mail.
Sono infatti pochi gli accorgimenti da prendere ma è di vitale importanza tenerne a mente nel momento in cui componiamo un messaggio e lo inviamo. Se ne dovessimo dimenticare anche solamente uno potremmo passare per sprovveduti e perdere tutta la nostra professionalità.
Passiamo al sodo. Quali sono le regole d’oro per scrivere correttamente una mail?
INDIRIZZO MAIL FORMALE
Troppe persone utilizzano indirizzi mail non troppo professionali, questi possono anche essere adatti a comunicare con conoscenti, amici o familiari, ma è bene utilizzare indirizzi mail professionali come il semplice nomecognome@gmail.com per comunicare.
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Qualora il destinatario sia un organo statale o un’importante azienda può essere utile aprire una pec.
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SALUTI INIZIALI
Ogni contesto ha un corretto modo per salutare ma vediamo rapidamente quali sono i modi migliori a seconda della situazione.
In generale le mail prevedono un tipo di scrittura formale, a meno che questa non si stia invitando ad un amico o familiare, quindi è buona regola iniziare con degli appellativi come ad esempio Egregio, Spettabile o Gentile seguito da un titolo come Sig./Sig.ra o Dott./Dott.ssa.
In generale Egregio/i o Spettabile/i si utilizzano per persone che non conosciamo affatto e che meritano particolare rispetto mentre Gentile/i si può utilizzare per contattare una persona con cui si ha già un rapporto lavorativo.
Chiaramente, non sempre si devono utilizzare tali formule.
Molto spesso un semplice Buongiorno o Buonasera possono essere un tipo di saluto formale accettabilissimo, ancora una volta bisogna stabilirlo in base alla situazione e al tipo di destinatario.
OGGETTO
Per l’oggetto vige una sola regola fondamentale, ma di sacra importanza: si deve capire immediatamente quale è il contenuto della mail. Questo permetterà al destinatario di capire in modo diretto cosa sta per leggere.
PRESENTAZIONE
Qualora il destinatario della mail non conosce già chi è il mittente, è importante presentarsi subito nella prima riga, in modo molto sintetico, anche semplicemente dicendo:
“Buonasera sono Mario rossi, addetto marketing dell’azienda di informatica”.
Questa breve presentazione aiuterà il destinatario a capire subito con chi sta avendo a che fare.
CORPO DEL MESSAGGIO
Veniamo al dunque: come organizziamo il corpo del messaggio e come è meglio comportarsi per scrivere correttamente una mail?
Quali sono gli aspetti da considerare:
- Organizzazione: l’idea di fondo giusta per iniziare a comporre una mail è avere un’idea chiara di come scrivere le cose in modo che tutte le informazioni risultino ben visibili, si possono utilizzare i paragrafi in tal senso per aiutare l’intellegibilità del testo.
- Spiegare subito il motivo della mail: Nessuno nel 2022 ha tempo da perdere in convenevoli inutili, per questo è fondamentale arrivare subito al punto. Si può iniziare una mail dicendo ad esempio:
“Buonasera sono Mario rossi, addetto marketing dell’azienda di informatica, le scrivol/a contatto per segnalarle/chiederle/informarla etc…”. - Scrivere in modo corretto: a tal proposito è molto importante rileggere il corpo della mail una volta completata la stesura della stessa. Il correttore del computer spesso aiuta a segnalare eventuali refusi o errori di battitura ma è importante non affidarsi solo a questo strumento. Scrivere correttamente una mail ma tralasciare un importante errore di battitura, o peggio ancora, di grammatica, potrebbe rovinare la buona immagine costruita attraverso gli accorgimenti sopra citati.
- Segnala gli allegati: nella maggior parte delle mail alleghiamo dei file o delle immagini utili all’interlocutore, è importante segnalarli nel corpo della mail in modo che questi non vengano dimenticati.
SALUTI FINALI
Buona regola finale è ringraziare l’interlocutore e porre dei saluti cordiali prima di congedarsi.
A tal proposito si possono utilizzare le classiche formule come: “Cordiali saluti/Distinti saluti/Cordialmente etc..”, seguiti dalla nostra firma NOMECOGNOME, come all’inizio della presentazione.
Ultima cosa ma molto importante può essere porre, dopo i saluti e la propria firma i propri contatti telefonici e di mail. Sarà proprio in fondo alla mail che il destinatario se ne avesse bisogno guarderebbe per primo.
Se è tutto a posto, non resta che inviare la nostra mail.
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